Diensten
Bedrijfsprocessen automatiseren
Niet je hele organisatie in één keer omgooien. Wel dat ene proces aanpakken dat elke week uren kost en nul euro oplevert.
Waar het meestal misgaat
Automatiseren mislukt zelden op de techniek. Het mislukt omdat iemand een systeem koopt voordat duidelijk is welk probleem het moet oplossen. Een jaar later gebruikt het halve team het niet en staan de oude spreadsheets er nog.
Wij draaien het om. Eerst kijken we mee met hoe het nu gaat — letterlijk meekijken, niet een vragenlijst sturen. Daarna wijzen we aan welke stap de meeste tijd kost. En dan automatiseren we dat ene stuk, zodat je binnen weken resultaat ziet in plaats van na een jaar.
Wat we automatiseren
- Workflows tussen je tools — zodat gegevens niet drie keer worden overgetypt
- Offertes en facturen die zichzelf maken uit de gegevens die er al zijn
- E-mail- en WhatsApp-flows voor bevestigingen, herinneringen en statusupdates
- Documentgeneratie — PDF's, werkbonnen, contracten, rapportages
- Koppelingen tussen systemen die niet met elkaar praten
- Geplande taken — het rapport dat elke maandagochtend klaar moet staan
- Formulieren met goedkeuringsstappen in plaats van een mailwisseling
Hoe je weet dat het tijd is
Een paar signalen die we vaak terugzien:
- Dezelfde gegevens staan in meer dan één systeem, en ze verschillen
- Iemand maakt elke week handmatig een rapport uit gegevens die het systeem al heeft
- Een nieuwe medewerker heeft weken nodig om "hoe wij het doen" te leren, omdat het nergens staat
- Fouten komen altijd op dezelfde plek terug: bij het overtypen
- Je durft geen klanten meer aan te nemen, niet omdat het werk niet past maar omdat de administratie niet meeschaalt
Herken je er twee of meer, dan valt er waarschijnlijk binnen een maand iets te winnen.
Wat het oplevert
Reken niet in besparingen maar in teruggewonnen uren. Een proces dat drie mensen elk vier uur per week kost, is twaalf uur. Automatiseer je daar de helft van, dan win je zes uur per week — ruim driehonderd uur per jaar, bij elkaar een maand werk. Zo'n ingreep zit bij ons meestal in de bandbreedte €2.500 tot €7.500.
Waar we beginnen
Laat ons zien hoe het nu gaat. Een schermopname, een spreadsheet, een half uur meekijken: dat is genoeg om te zeggen of er iets te halen valt en hoe groot het is. Blijkt automatiseren niet de moeite waard, dan zeggen we dat — dat is op termijn goedkoper voor ons allebei.
Veelgestelde vragen
Wat kost het automatiseren van een bedrijfsproces?
Een afgebakend proces — bijvoorbeeld offertes die zichzelf maken, of een koppeling tussen twee systemen — zit meestal tussen €2.500 en €7.500. Grotere trajecten waarbij meerdere processen samenkomen, lopen op tot €15.000 of meer.
Moeten we onze huidige software vervangen?
Meestal niet. We koppelen het liefst aan wat je al gebruikt. Vervangen kost geld, tijd en goodwill bij je team; dat doen we alleen als het systeem zelf het probleem is.
Hoe snel zien we resultaat?
Bij een afgebakend proces merk je het verschil binnen enkele weken. Daarom beginnen we met één proces in plaats van alles tegelijk.
Wat als ons team niet meewerkt?
Dat is een reëel risico en meestal een teken dat het proces niet samen met de gebruikers is ontworpen. Wij praten daarom eerst met de mensen die het werk doen, niet alleen met de leidinggevende.